Le document de processus du W3C

3 Les politiques générales des groupes du W3C

Cette section décrit les politiques générales pour les groupes du W3C en ce qui concerne la participation, les règles de réunion et les prises de décisions. Ces politiques s'appliquent aux participants des groupes suivants : le Comité consultatif, le Conseil consultatif, le Groupe d'architecture technique, les groupes de travail, les groupes d'intérêts et les groupes de coordination.

3.1 Les conditions de participation des personnes

Une personne doit exhiber trois qualités pour participer au W3C:

  1. Une compétence technique dans son rôle ;
  2. La capacité d'agir impartialement ;
  3. Une compétence sociale dans son rôle.

Les représentants au Comité consultatif proposant des personnes de leur organisation pour participer aux activités du W3C ont la responsabilité d'évaluer et d'attester les qualités de ces candidats.

Voir également les conditions de participation décrites dans la section 6 de La politique de brevets du W3C [PUB33].

3.1.1 La politique de conflits d'intérêts

Les personnes participant matériellement au travail du W3C DOIVENT divulguer leurs affiliations principales lorsque celles-ci peuvent être raisonnablement perçues comme créant un conflit d'intérêts par rapport à leur rôle au W3C. Ces divulgations DOIVENT être tenues à jour au fur et à mesure des changements d'affiliation de la personne et de l'évolution des membres du W3C (par exemple, dans la mesure où la personne pourra être en relation avec une organisation adhérant au W3C ou le quittant). Chaque section de ce document décrivant un groupe du W3C précise les mécanismes de divulgation pour le groupe en question.

L'aptitude d'une personne à tenir un rôle au sein d'un groupe sans risquer un conflit d'intérêts est clairement fonction de son affiliation. Lorsque celle-ci change, l'affectation de la personne vis-à-vis du rôle DOIT être évaluée. Le rôle PEUT être réaffecté selon un processus approprié. Par exemple, le Directeur PEUT nommer un nouveau président de groupe lorsque le président actuel change d'affiliation (lorsqu'il existe un risque de conflit d'intérêts ou de surreprésentation du nouvel employeur du président au sein d'une activité du W3C).

Une divulgation est nécessaire dans les scénarios suivants :

Les personnes recherchant une assistance sur ces questions DEVRAIENT contacter l'Équipe.

Les membres de l'Équipe sont soumis à La politique de conflits d'intérêts de l'Équipe du W3C [PUB23].

3.1.2 Les personnes représentant une organisation membre

En général, les personnes représentant un membre qui a une dimension officielle au sein du W3C sont employées par cette organisation membre. Toutefois, un représentant au Comité consultatif PEUT désigner une personne non employée par le membre pour le représenter. Les représentants non employés par des membres DOIVENT divulguer leurs affiliations significatives à l'Équipe et à tous les groupes auxquels ces personnes participent.

Dans des cas exceptionnels (par exemple, les situations susceptibles de nuire au progrès d'un groupe ou bien de créer un conflit d'intérêts), le Directeur PEUT refuser qu'une personne désignée par un représentant au Comité consultatif participe au groupe.

La charte d'un groupe PEUT limiter le nombre de personnes représentant un membre du W3C (ou un groupe de membres apparentés).

3.2 Les réunions

Les groupes du W3C (y compris le Comité consultatif, le Conseil consultatif, le Groupe d'architecture technique et les groupes de travail) DEVRAIENT observer les règles de réunion dans cette section.

Le W3C distingue deux types de réunion :

  1. La réunion face à face à laquelle la plupart des participants assiste dans un même lieu physique ;
  2. La réunion distribuée à laquelle la plupart des participants assiste depuis des lieux distants (par exemple, par téléphone, vidéo-conférence ou IRC).

Un président PEUT inviter exceptionnellement une personne ayant des compétences particulières à assister à une réunion. Cette personne est invitée à la réunion ; elle ne participe pas à un groupe. Les invités d'une réunion n'ont pas le droit de vote. Le président a la responsabilité de s'assurer que tous les invités d'une réunion respectent le niveau de confidentialité prescrit par la charte et les autres règles du groupe.

Les annonces de réunion DEVRAIENT se faire sur toutes les listes de diffusion des groupes appropriés, c'est-à-dire, s'adresser aux participants des groupes les plus concernés par la réunion prévue.

Le tableau suivant liste les règles d'organisation d'une réunion :

Réunions face à face Réunions distribuées
Annonce de la réunion (avant) huit semaines* une semaine*
Disponibilité de l'ordre du jour (avant) deux semaines 24 heures (ou plus si la réunion est prévue après un weekend ou un jour férié)
Confirmation de la participation (avant) trois jours 24 heures
Disponibilité des mesures à prendre (après) trois jours 24 heures
Disponibilité des minutes (après) deux semaines 48 heures

* Pour une bonne planification (par exemple, pour les dispositions de voyage), le président doit donner un préavis suffisant pour la date et le lieu d'une réunion. Un préavis de réunion plus court est permis si les participants au groupe n'y font aucune objection.

3.3 Le consensus

Le consensus est une valeur fondamentale du W3C. Pour encourager le consensus, le processus du W3C impose aux présidents de s'assurer que les groupes examinent toutes les opinions et objections légitimes et entreprennent de les résoudre, que ces opinions ou objections soient celles des participants actifs du groupe ou celles d'autres personnes (par exemple, un autre groupe du W3C, un groupe d'une autre organisation ou le public en général). Les décisions PEUVENT être prises pendant les réunions (face à face ou distribuées) ou bien par courrier électronique. Remarque : Il revient au Directeur, au Président du W3C et au Directeur de l'exploitation d'évaluer le consensus au sein du Comité consultatif.

Ce document emploie les termes suivants pour décrire le niveau de soutien d'une décision dans une assemblée de personnes éligibles :

  1. Consensus : Un nombre substantiel de personne dans l'assemblée soutient la décision et personne n'y enregistre d'objection formelle. Les membres de l'assemblée peuvent s'abstenir. L'abstention d'un membre de l'assemblée s'exprime soit par l'aveu explicite d'une absence d'opinion, soit par son silence. L'unanimité est un cas particulier du consensus dans lequel la totalité des membres de l'assemblée soutient la décision (c'est-à-dire, aucun membre de l'assemblée ne s'abstient) ;
  2. Désaccord : Au moins une personne dans l'assemblée enregistre une objection formelle.

L'ensemble des personnes éligibles pour participer à une décision est implicitement l'ensemble des participants de bonne tenue du groupe. Le Document de processus n'impose aucun quorum pour les décisions (c'est-à-dire, le nombre minimal requis de participants éligibles devant être présents avant que le président ne pose une question). Une charte PEUT inclure une règle de quorum pour les décisions par consensus.

Lorsque l'unanimité est impossible, un groupe DEVRAIT s'efforcer d'atteindre une décision par consensus quand il existe un soutien significatif et peu d'abstentions. Le Document de processus n'impose pas aux participants éligibles de réunir un pourcentage particulier de suffrages approuvant une motion pour emporter la décision. Afin d'éviter les décisions prises dans un climat d'apathie généralisée (c'est-à-dire, un soutien faible et beaucoup d'abstentions), les groupes DEVRAIENT fixer un seuil minimum de soutien actif avant de valider une décision. Le pourcentage approprié PEUT varier selon la dimension du groupe et la nature de la décision. Une charte PEUT inclure des conditions de seuil pour les décisions par consensus. Par exemple, une charte peut imposer une super majorité de participants éligibles (c'est-à-dire, un pourcentage établi au-delà de 50 %) pour soutenir certains types de décision par consensus.

3.3.1 La gestion des désaccords

Dans certains cas, même après une vérification approfondie de tous les points de vue, un groupe peut se trouver incapable de parvenir à un consensus. Le président PEUT valider une décision, même en cas de désaccord (c'est-à-dire qu'il existe au moins une objection formelle) afin que le groupe puisse continuer (par exemple, pour présenter un produit livrable en temps utile). Les dissidents ne peuvent pas bloquer les travaux d'un groupe en annonçant simplement que la décision est inacceptable. Lorsque le président estime que le groupe a dûment examiné, dans la mesure du possible et du raisonnable, les critiques des dissidents, le groupe DEVRAIT poursuivre.

Les groupes DEVRAIENT favoriser les propositions dont les objections potentielles seront les plus faibles. Cette attitude est préférable en ce qui concerne les propositions soutenues par une large majorité mais avec une forte opposition de la part de certains. Pour la prise de décision, en cas de désaccord, le président doit tenir compte des participants qui travaillent pour les mêmes organisations membres (ou apparentées) et évaluer leurs positions en conséquence.

3.3.2 L'enregistrement et la publication des objections formelles

Dans le processus du W3C, une personne peut enregistrer une objection formelle contre une décision. Une objection formelle contre la décision d'un groupe est un élément dont l'objecteur demande au Directeur l'évaluation pour juger la décision en question (par exemple, en réponse à une requête de promotion d'un rapport technique). Remarque : Dans ce document, on emploie l'expression objection formelle pour souligner l'implication de processus suivante : les objections formelles sont évaluées par le Directeur. Le terme objection employé seul revêt une connotation ordinaire.

Une personne qui enregistre une objection formelle DEVRAIT citer des arguments techniques et proposer des modifications susceptibles de lever l'objection formelle ; ces propositions PEUVENT être vagues ou incomplètes. Les objections formelles qui ne fournissent pas d'arguments significatifs ou de justifications ne seront vraisemblablement pas examinées sérieusement par le Directeur.

Chaque enregistrement d'une objection formelle DOIT être rendu public. L'appel à révision (d'un document) destiné au Comité consultatif DOIT identifier toutes les objections formelles.

3.3.3 La réponse formelle à un problème

Dans le contexte de ce document, un groupe aura répondu formellement à un problème lorsqu'il aura fait une réponse argumentée publique à l'objecteur ayant soulevé le problème. Une réponse argumentée est censée inclure les justifications des décisions (par exemple, une explication technique, un pointeur vers la charte et précisant sa portée, ou vers un document des besoins). La pertinence d'une réponse se mesure à l'aune de ce qu'un objecteur au sein du W3C en général peut juger techniquement fondé. Si un groupe estime que les remarques d'un objecteur résultent d'une incompréhension, alors il DEVRAIT procéder à une clarification avant de prendre la décision.

Par courtoisie, les présidents comme les objecteurs DEVRAIENT fixer par anticipation un calendrier des réponses et des accusés de réception. Le groupe DEVRAIT répondre rapidement aux remarques initiales de l'objecteur. Le groupe DEVRAIT fixer une date limite pour l'étude (par l'objecteur) de sa réponse argumentée ; un objecteur ne peut pas bloquer la progression d'un groupe. Il n'est pas rare qu'un objecteur prenne une semaine ou plus pour étudier et commenter une réponse argumentée. La responsabilité du groupe, qui consiste à répondre aux objecteurs, ne cessera pas pour autant au bout d'un délai qui peut sembler raisonnable. Néanmoins, les objecteurs DEVRAIENT réaliser que l'impact de leurs commentaires sera amoindri si le groupe ne les reçoit pas rapidement.

Les réponses argumentées DEVRAIENT être enregistrées. Le groupe DEVRAIT tenir un sommaire précis de tous les problèmes importants et leurs réponses (par exemple, sous la forme d'une liste des problèmes avec des liens menant aux archives des listes de diffusion).

3.3.4 Le revirement d'une décision face à de nouveaux éléments d'information

Le président PEUT revenir sur une décision lorsqu'on lui présente de nouveaux éléments d'information, à savoir :

Le président DEVRAIT enregistrer le revirerement d'une décision et il DOIT le faire à la demande d'un participant du groupe.

3.4 Les votes

Un groupe DEVRAIT seulement entreprendre de voter pour résoudre un problème important après que le président a conclu que tous les moyens disponibles pour parvenir à un consensus au travers de débats et compromis techniques ont échoué, et qu'un vote devient nécessaire pour dénouer la situation. Auquel cas, le président DOIT enregistrer (par exemple, dans les minutes de la réunion ou dans un courrier électronique archivé) :

Afin de voter pour résoudre un problème important, une personne DOIT être un participant de bonne tenue du groupe. Chaque organisation représentée dans le groupe DOIT détenir une voix au plus, même si elle y est représentée par plusieurs participants (y compris les experts invités). Pour les besoins du scrutin :

Sauf indication contraire dans la charte, les experts invités PEUVENT voter.

Si une personne est dans l'impossibilité d'assister à une élection, elle PEUT autoriser n'importe quel participant de la réunion à agir en tant que mandataire. La personne absente DOIT informer le président, par écrit, de l'identité du mandataire et fournir des instructions pour utiliser la procuration. Pour un groupe de travail ou un groupe d'intérêts, voir les conditions annexes concernant la personne qui assiste à une réunion en tant que remplaçant d'un participant absent.

Un groupe PEUT voter pour d'autres raisons que celle de résoudre un problème important. Par exemple, le président est souvent amené à conduire des scrutins de type sondage d'opinions afin d'évaluer si une décision potentielle va réunir un consensus.

Un groupe PEUT également voter afin d'établir une décision de processus. Par exemple, on peut de façon appropriée décider à la majorité simple si une réunion doit se tenir à San Francisco ou à San Jose (deux villes géographiquement proches). Lorsqu'on recourt à un scrutin à la majorité simple pour décider de questions mineures, la minorité N'EST PAS OBLIGÉE de fournir les raisons du désaccord, et le groupe N'EST PAS OBLIGÉ d'enregistrer individuellement les votes.

La charte d'un groupe DEVRAIT inclure des procédures de vote formelles (par exemple, un quorum ou des conditions de seuil) pour les décisions concernant les questions importantes.

Les procédures de vote du Comité consultatif sont décrites séparément.

3.5 L'appel de la décision d'un président

Les groupes résolvent les problèmes par le dialogue. Les personnes fortement opposées à une décision DEVRAIENT enregistrer toute objection formelle auprès du président (par exemple, contre une décision prise en fonction du résultat d'une élection).

Lorsque les participants d'un groupe estiment que leurs critiques ne sont pas dûment prises en compte par le groupe, ils PEUVENT demander au Directeur (pour les représentants d'une organisation membre, par l'intermédiare de leur représentant au Comité consultatif) de confirmer ou d'infirmer la décision. Les participants DEVRAIENT également transmettre leurs requêtes au contact d'Équipe. Le contact d'Équipe DOIT informer le Directeur qu'un participant du groupe a exprimé des réserves au sujet du processus échu.

Toutes les requêtes adressées au Directeur afin de confirmer une décision DOIVENT inclure un résumé du problème (qu'il soit technique ou procédural), la décision et les justifications de l'objection. La totalité des contre-arguments, des justifications et des décisions DOIT être enregistrée.

Les procédures d'appel au Comité consultatif sont décrites séparément.

3.6 La démission d'un groupe

Un membre du W3C ou un expert invité PEUVENT démissionner d'un groupe. L'Équipe se chargera des procédures administratives pour la démission. Cf. la section 4.2 de La politique de brevets du W3C [PUB33] pour des précisions à propos de l'obligation de réserve à la suite de la démission de certains groupes.