Le document de processus du W3C

6 Les groupes de travail, les groupes d'intérêts et les groupes de coordination

Ce document définit trois types de groupes :

  1. Les groupes de travail. Les groupes de travail créent typiquement des produits livrables (par exemple, les rapports techniques du suivi de recommandation, les logiciels, les ensembles de tests et les vérifications des produits livrables d'autres groupes). Il existe des conditions de bonne tenue pour la participation aux groupes de travail ainsi que d'autres conditions de participation décrites dans La politique de brevets du W3C [PUB33] ;
  2. Les groupes d'intérêts. L'objectif principal d'un groupe d'intérêts est de rassembler les personnes qui souhaitent évaluer des technologies et politiques Web potentielles. Un groupe d'intérêts est un forum pour l'échange d'idées ;
  3. Les groupes de coordination. Un groupe de coordination gère les dépendances et facilite les échanges avec d'autres groupes, à l'intérieur ou à l'extérieur du W3C.

Ni les groupes d'intérêts ni les groupes de coordination ne publient de rapports techniques du suivi de recommandation ; cf. les informations à propos des degrés de maturité concernant les groupes d'intérêts et les groupes de coordination.

6.1 Les règles pour tous les groupes de travail, d'intérêts et de coordination

Chaque groupe DOIT avoir une charte. Les règles de la charte dépendent du type de groupe. Toutes les chartes de groupe DOIVENT être publiques (même si d'autres actes du groupe sont réservés aux membres). Les chartes existantes pas encore publiques DOIVENT le devenir à l'occasion de la prochaine révision ou prolongation (en veillant aux changements de niveau de confidentialité).

Chaque groupe DOIT avoir un président (ou des vice-présidents) pour coordonner les tâches du groupe. Le Directeur nomme (et renomme) les présidents de tous les groupes. Le président est un représentant d'un membre, un représentant de l'Équipe ou un expert invité (par le Directeur). Les règles de ce document qui sont applicables à ces types de participants le sont également aux présidents. Le rôle du président [MEM14] est décrit dans Le guide des membres [MEM9].

Chaque groupe DOIT avoir un contact d'Équipe, qui fait la jonction entre le président, les participants du groupe et le reste de l'Équipe. Le rôle du contact d'Équipe est décrit dans Le guide des membres. Le président et le contact d'Équipe d'un groupe NE DEVRAIENT PAS être la même personne.

Chaque groupe DOIT avoir une liste de diffusion archivée pour les communications formelles du groupe (par exemple, pour les annonces et minutes des réunions, la documentation des décisions et les objections formelles aux décisions). Il est de la responsabilité du président et du contact d'Équipe de s'assurer que les nouveaux participants s'abonnent à toutes les listes de diffusion concernées. Consulter l'annuaire des listes de diffusion des groupes [MEM2].

Un président PEUT former des groupes d'étude (composés des participants du groupe) pour s'acquitter de missions pour le groupe. Le cadre de ces missions NE DOIT PAS excéder celui de la charte du groupe. Un groupe DEVRAIT documenter le processus employé pour créer les groupes d'étude (par exemple, chaque groupe d'étude peut avoir une charte informelle). Les groupes d'étude ne publient pas de rapports techniques ; le groupe de travail PEUT choisir de publier les résultats de leurs travaux comme partie d'un rapport technique.

6.2 Les groupes de travail et les groupes d'intérêts

Bien que les groupes de travail et les groupes d'intérêts aient des objectifs différents, ils partagent certaines caractéristiques et ils sont donc définis ensemble dans les sections suivantes.

6.2.1 Les conditions de participation aux groupes de travail et aux groupes d'intérêts

Il existe trois types de participants à un groupe de travail : les représentants de membre, les experts invités et les représentants de l'Équipe (y compris le contact d'Équipe).

Il existe quatre types de participants à un groupe d'intérêts : les trois mêmes types que pour les groupes de travail plus, dans le cas d'un groupe d'intérêts où le seul aspect de la participation consiste en un abonnement aux listes de diffusion, les participants publics.

Sauf indication contraire dans ce document ou dans la charte d'un groupe, tous les participants jouissent des mêmes droits et responsabilités dans le groupe ; voir également les conditions de participation des personnes.

Un participant DOIT représenter une seule organisation au plus dans un groupe de travail ou un groupe d'intérêts.

Une personne PEUT devenir membre d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts à tout instant dans l'existence du groupe. Voir également les conditions liées dans la section 4.3 de La politique de brevets du W3C [PUB33].

Exceptionnellement, un participant de groupe de travail ou de groupe d'intérêts PEUT désigner un remplaçant pour assister à une réunion et il DEVRAIT en faire part au président. Le remplaçant PEUT agir au nom du participant, y compris pour les élections. Pour que le remplaçant puisse voter, le participant DOIT avertir le président par écrit à l'avance. Par courtoisie pour le groupe, lorsque le remplaçant n'est pas très au fait des débats du groupe, le participant régulier DEVRAIT autoriser un autre participant comme mandataire pour les élections. Pour les besoins de bonne tenue, le représentant régulier et le remplaçant constituent le même participant.

Afin de pouvoir progresser rapidement, les groupes de travail sont prévus de dimension réduite (typiquement moins de 15 personnes) et se composent d'experts dans le domaine défini par la charte. En principes, les groupes d'intérêts ont un nombre illimité de participants. Lorsqu'un groupe de travail devient trop grand pour être efficace, le W3C PEUT le scinder en un groupe d'intérêts (un forum de discussion) et un groupe de travail beaucoup plus petit (un groupe fondamental de participants très motivés).

Voir également les obligations d'octroi de licences des participants aux groupes de travail dans la section 3 de La politique de brevets du W3C [PUB33] et le processus d'exclusion des droits de brevets de la section 4.

6.2.1.1 Le représentant d'un membre dans un groupe de travail

Une personne représente un membre dans un groupe de travail si toutes les conditions suivantes sont réunies :

Pour désigner une personne comme représentant du membre dans un groupe de travail, le représentant au Comité consultatif DOIT fournir au président et au contact d'Équipe tous les renseignements suivants, en plus de tous ceux exigés par l'appel à participation et la charte (y compris les conditions de participation dans La politique de brevets du W3C [PUB33]) :

  1. Le nom du membre du W3C représenté par la personne et si celle-ci est employée par cette organisation membre ;
  2. Une déclaration selon laquelle la personne accepte les conditions de participation mises en avant dans la charte (en indiquant la date ou la version de celle-ci) ;
  3. Une déclaration selon laquelle le membre fournira le soutien financier nécessaire à la participation (par exemple, pour les voyages, les appels téléphoniques et les conférences).

Un membre participe à un groupe de travail dès que le premier représentant du membre a adhéré au groupe et jusqu'à ce que l'une des situations suivantes se présente :

6.2.1.2 Le représentant d'un membre dans un groupe d'intérêts

Une personne représente un membre dans un groupe d'intérêts, dans la mesure où la participation ne se borne pas à un abonnement aux listes de diffusion du groupe d'intérêts, si toutes les conditions suivantes sont réunies :

Pour désigner une personne comme représentant du membre dans un groupe d'intérêts, le représentant au Comité consultatif DOIT suivre les instructions de l'appel à participation et de la charte.

La participation du membre dans un groupe d'intérêts cesse aux mêmes conditions que celles dans le cas d'un groupe de travail.

6.2.1.3 Un expert invité dans un groupe de travail

Le président PEUT inviter une personne ayant des compétences particulières à participer à un groupe de travail. Cette personne PEUT représenter une organisation dans le groupe (par exemple, si elle agit comme liaison avec une autre organisation).

Une personne est un expert invité dans un groupe de travail, si toutes les conditions suivantes sont réunies :

Pour désigner une personne comme expert invité dans un groupe de travail, le président DOIT avertir le contact d'Équipe et justifier son choix. Lorsque le président et le contact d'Équipe ne sont pas d'accord à propos de la désignation, c'est le Directeur qui détermine alors si la personne sera invitée ou non dans le groupe de travail.

Pour pouvoir participer à un groupe de travail comme expert invité, une personne DOIT accomplir toutes les démarches suivantes :

Le président NE DEVRAIT PAS designer comme expert invité dans un groupe de travail une personne employée par un membre du W3C. Le président NE DOIT PAS se servir du statut d'expert invité pour contourner les limites de participation imposées par la charte.

Un expert invité participe à un groupe de travail dès qu'il y a adhéré et jusqu'à ce que l'une des situations suivantes se présente :

6.2.1.4 Un expert invité dans un groupe d'intérêts

Les conditions de participation d'un expert invité à un groupe d'intérêts, dans la mesure où la participation ne se borne pas à un abonnement aux listes de diffusion du groupe d'intérêts, sont les mêmes que celles d'un expert invité à un groupe de travail.

6.2.1.5 Le représentant de l'Équipe dans un groupe de travail

Une personne est le représentant l'Équipe dans un groupe de travail dès lors que la direction du W3C l'y a désignée.

Un représentant de l'Équipe participe à un groupe de travail dès qu'il y a adhéré et jusqu'à ce que l'une des situations suivantes se présente :

L'Équipe participe à un groupe de travail dès lors que le Directeur a annoncé la création du groupe et jusqu'à sa clôture.

6.2.1.6 Le représentant de l'Équipe dans un groupe d'intérêts

Une personne est le représentant de l'Équipe dans un groupe d'intérêts, dans la mesure où la participation ne se borne pas à un abonnement aux listes de diffusion du groupe d'intérêts, dès lors que la direction du W3C l'y a désignée.

6.2.1.7 La bonne tenue dans un groupe de travail

La participation d'une personne à un groupe de travail sur une base continuelle implique de s'engager sérieusement sur la charte, y compris toutes les obligations suivantes :

Lors de la première réunion du groupe de travail suivant un appel à participation, tous les participants sont de bonne tenue. Si un membre, ou un expert invité, adhère au groupe de travail après la fin de cette réunion, le représentant du membre, ou l'expert invité, ne bénéficiera pas du statut de bonne tenue avant l'ouverture de la deuxième réunion consécutive à laquelle il assistera.

Lorsque le président et le contact d'Équipe sont d'accord, le président PEUT déclarer qu'un participant n'est plus de bonne tenue (et dès lors de mauvaise tenue). En cas de désaccord entre le président et le contact d'Équipe à propos de la tenue d'un participant, c'est le Directeur qui la détermine. Le président PEUT déclarer un participant de l'Équipe de mauvaise tenue mais il est préférable que le président, le participant de l'Équipe et la direction du W3C résolvent le problème en interne.

Un participant PEUT être déclaré de mauvaise tenue dans l'une des circonstances suivantes :

Bien que tous les participants, qui représentent une organisation, DEVRAIENT assister à toutes les réunions, la présence d'un seul représentant satisfait à l'obligation d'assiduité aux réunions pour tous les représentants de l'organisation.

Les conditions précédentes PEUVENT être assouplies si le président et le contact d'Équipe estiment d'un commun acccord que cela ne retardera pas le groupe de travail. Par exemple, on peut relativiser l'obligation d'assiduité pour des raisons de coûts (tel que les frais de voyage) ou d'emploi du temps (telle qu'une téléconférence extraordinaire prévue à 3 heures du matin heure locale pour le participant). Il est de la responsabilité du président et du contact d'Équipe d'exercer judicieusement les critères de bonne tenue.

Lorsqu'un participant risque de perdre son statut de bonne tenue, le président et le contact d'Équipe doivent en discuter avec lui et son représentant au Comité consultatif (ou avec la direction du W3C s'il s'agit d'un membre de l'Équipe) avant de le déclarer de mauvaise tenue.

Le président déclare un participant de mauvaise tenue en avertissant le participant et son représentant au Comité consultatif de la décision. Si les opinions du représentant au Comité consultatif et du président divergent, le représentant PEUT demander au Directeur de confirmer ou d'infirmer la décision. Les experts invités déclarés de mauvaise tenue PEUVENT faire appel auprès du Directeur.

Ce sont le président et le contact d'Équipe qui rétablissent le statut de bonne tenue ; le rétablissement DEVRAIT intervenir dès que la personne actuellement en situation de mauvaise tenue satisfait aux critères de bonne tenue précédents. Le président DOIT aviser le représentant au Comité consultatif de la personne de tout changement concernant la tenue.

Quand un représentant d'un membre en remplace définitivement un autre (c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas simplement d'un remplaçant temporaire), le nouveau participant hérite de la tenue du partant.

Les changements de tenue d'une personne dans un groupe de travail n'ont aucune influence sur les obligations concernant la participation à un groupe de travail, qui sont décrites dans La politique de brevets du W3C [PUB33].

Remarque : En général, l'investissement horaire pour la participation à un groupe d'intérêts est inférieur à celui pour un groupe de travail ; cf. la section sur les clauses de participation dans la charte du groupe d'intérêts.

6.2.2 L'élaboration de la charte des groupes de travail et des groupes d'intérêts

L'Équipe DOIT aviser le Comité consultatif du développement en cours d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts. Les suggestions afin de réunir un soutien autour d'une proposition d'activité s'appliquent aussi aux chartes.

Le W3C PEUT commencer à travailler sur la charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts à tout instant. Un groupe de travail, ou un groupe d'intérêts, DOIT faire partie d'une activité approuvée.

6.2.3 La révision par le Comité consultatif de la charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts

Le Directeur DOIT solliciter une révision du Comité consultatif de chaque groupe de travail, ou groupe d'intérêts, nouveau ou modifié en profondeur. Le Directeur N'EST PAS OBLIGÉ de solliciter une révision du Comité consultatif préalablement à la prolongation d'une charte ou pour des changements mineurs.

Pour une charte modifiée en profondeur, l'appel à révision du Directeur DOIT souligner les changements importants (par exemple, concernant les produits livrables ou l'allocation des ressources) et inclure les justifications de ces changements.

6.2.4 L'appel à participer à un groupe de travail ou à un groupe d'intérêts

Après la révision du Comité consultatif de la charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts, le Directeur PEUT publier un appel à participation destiné au Comité consultatif. Pour un nouveau groupe, cette annonce marque officiellement la création du groupe. L'annonce DOIT citer la charte, le nom du (ou des) président(s) du groupe et le nom du contact d'Équipe.

Suite à l'appel à participation, tous les représentants des membres et les experts invités DOIVENT être désignés (ou redésignés).

Les représentants au Comité consultatif PEUVENT faire appel de la création ou de la modification profonde d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts.

6.2.5 La prolongation de la charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts

Pour prolonger un groupe de travail ou un groupe d'intérêts ne présentant pas de modification profonde, le Directeur annonce la prolongation au Comité consultatif. L'annonce DOIT indiquer la nouvelle durée, laquelle NE DOIT PAS excéder celle de l'activité à laquelle le groupe appartient. L'annonce DOIT également inclure les justifications de la prolongation, une référence à la charte, le nom du (ou des) président(s) du groupe, le nom du contact d'Équipe et les instructions pour adhérer au groupe.

Après la prolongation d'une charte, les représentants au Comité consultatif et le président NE SONT PAS OBLIGÉS de redésigner les représentants des membres et les experts invités.

Les représentants au Comité consultatif PEUVENT faire appel de la prolongation de la charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts.

6.2.6 Les chartes des groupes de travail et des groupes d'intérêts

La charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts DOIT contenir tous les renseignements suivants :

Voir également les obligations de la charte dans la section 2 et la section 3 de La politique de brevets du W3C [PUB33].

La charte d'un groupe d'intérêts PEUT contenir des dispositions concernant la participation, dont indiquer que la seule condition pour (quiconque) participer au groupe d'intérêts est de s'abonner à la liste de diffusion du groupe. Ce type de groupe d'intérêts PEUT accueillir des participants publics.

Une charte PEUT inclure des procédures de vote supplémentaires mais celles-ci NE DOIVENT PAS contredire les règles de scrutin du Document de processus.

Une charte PEUT inclure d'autres dispositions que celle imposées par ce document. La charte DEVRAIT alors souligner si ces dispositions supplémentaires imposent des contraintes outrepassant celles du Document de processus du W3C (par exemple, les limites au nombre de personnes dans un groupe de travail représentant la même organisation ou le même groupe de membres apparentés).

6.2.7 L'obligation de vie d'un groupe de travail

Il est important que le groupe de travail tienne l'ensemble des membres et le public informés de son activité et de son état d'avancement. Pour cela, chaque groupe de travail DEVRAIT publier, dans l'index des rapports techniques du W3C, une nouvelle version de chaque rapport technique actif, au moins une fois tous les trois mois. Un rapport technique actif consiste en une version de travail, une recommandation candidate, une recommandation proposée ou une recommandation éditée proposée. Chaque groupe de travail DOIT publier une nouvelle version d'au moins un de ses rapports techniques actifs dans l'index des rapports techniques du W3C [PUB11] au moins une fois tous les trois mois.

Les rapports d'activité publics se révèlent également importants lorsqu'un groupe de travail n'a pas mis à jour un rapport technique dans les trois mois (par exemple, à cause d'un retard dû à une question technique complexe) ou n'a pas de rapport technique actif à présenter (par exemple, car il est chargé de développer un ensemble de tests).

Dans des cas exceptionnels, le président PEUT demander au Directeur de dispenser le groupe de cette obligation de publier. Par contre, si c'est le cas, le groupe de travail DOIT présenter un rapport d'état public justifiant la non-publication d'une nouvelle version.

Plusieurs raisons justifient cette obligation de vie des groupes de travail :

Comme exemple, supposons un groupe de travail ayant pour produit livrable un rapport technique qu'il publie en recommandation proposée. Selon l'obligation de vie, le groupe de travail est tenu de publier une nouvelle version de la recommandation proposée au moins une fois tous les trois mois, même si ce n'est que pour réviser le statut du document (par exemple, pour faire une mise au jour du statut suite à une décision de promouvoir). L'obligation de vie cesse dès que le document devient une recommandation (ou une note de groupe de travail).

6.2.8 La clôture des groupes de travail et des groupes d'intérêts

La charte d'un groupe de travail ou d'un groupe d'intérêts définit la durée du groupe. Le Directeur, sous réserve d'un recours des représentants au Comité consultatif, PEUVENT clore un groupe par anticipation de la date indiquée dans la charte et dans l'une des circonstances suivantes :

Le Directeur clôt un groupe de travail ou un groupe d'intérêts par une annonce au Comité consultatif.

La clôture d'un groupe de travail a des implications en ce qui concerne La politique de brevets du W3C [PUB33].

6.3 Les groupes de coordination

Les activités du W3C interagissent de diverses façons. Il peut y avoir des dépendances entre des groupes au sein de la même activité ou dans des activités différentes. Il peut également en exister entre les activités du W3C et celles d'autres organisations. Comme exemple de dépendances : deux technologies dont l'une utilise l'autre qui est en cours de développement ailleurs, une planification des contraintes entre des groupes et la synchronisation des publicités pour l'annonce des produits livrables. On crée des groupes de coordination pour gérer les dépendances, de façon à résoudre les problèmes équitablement et en y apportant des solutions conformes à la mission et aux résultats du W3C.

Lorsque les attributions d'un groupe de coordination couvrent deux groupes souffrant de controverses ou de tensions non résolues, ce groupe constituera le premier lieu pour la résolution de ces litiges.

6.3.1 Les conditions de participation aux groupes de coordination

Un groupe de coordination peut accueillir quatre types de participants : le président, les présidents de chaque groupe coordonné (afin de promouvoir une communication efficace entre ceux-ci), les experts invités (par exemple, des liaisons avec des groupes au sein ou hors du W3C) et les représentants de l'Équipe (y compris le contact d'Équipe). Les conditions de participation des experts invités sont les mêmes que celles pour un expert invité dans un groupe de travail.

Les participants au groupe de coordination DOIVENT respecter la politique de conflits d'intérêts en divulguant les informations nécessaires au reste du groupe.

Il n'existe pas de conditions de bonne tenue pour la participation à un groupe de coordination ; l'assiduité au groupe de coordination concerné est l'un des rôles d'un président de groupe [MEM14].

6.3.2 La création et la clôture des groupes de coordination

Le Directeur crée ou modifie un groupe de coordination en envoyant la charte du groupe de coordination au Comité consultatif. Un groupe de coordination PEUT être créé à l'occasion d'une proposition d'activité (par exemple, afin de coordonner les autres groupes de l'activité ou afin de dessiner les chartes des groupes à venir), ou au cours de l'activité lorsque des dépendances surgissent. Un groupe de coordination PEUT fonctionner comme entité appartenant à plusieurs activités du W3C.

Un groupe de coordination DEVRAIT être clos dès lors que le besoin d'une coordination ne se fait plus sentir.

6.3.3 Les chartes des groupes de coordination

La charte d'un groupe de coordination DOIT contenir tous les renseignements suivants :

Une charte PEUT inclure des procédures de vote supplémentaires mais celles-ci NE DOIVENT PAS contredire les règles de scrutin du Document de processus.

Une charte PEUT inclure d'autres dispositions que celles imposées par ce document. La charte DEVRAIT alors souligner si ces dispositions supplémentaires établissent des contraintes outrepassant celles du Document de processus du W3C.